ASVA Privacyverklaring

De Algemene Seniorenvereniging Alphen aan den Rijn (hierna te noemen ASVA) verwerkt persoonsgegevens.

De ASVA hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De ASVA houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop zullen wijzen en deze respecteren.

Als ASVA zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden of leveranciers
Persoonsgegevens van leden of leveranciers worden door de ASVA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden (financieel, ledenbeheer etc.)
  • Verenigingsdoeleinden (verspreiding nieuwsbrief, vastleggen functie binnen vereniging, felicitatie en/of publicatie van jubilea en/of verjaardagen en/of overlijden, check deelname aan uitstapjes etc.)
  • Communicatie over opdrachten en/of uitnodigingen
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het aanmeldingsformulier of de overeengekomen opdracht

Verwerking van persoonsgegevens van leden of leveranciers
Persoonsgegevens van leden of leveranciers worden door de ASVA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de ASVA de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Adres
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Geboortedatum

Uw persoonsgegevens worden door de ASVA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor deze periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor de maximale toegestane wettelijke duur.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het systeembeheer van de internetomgeving van onze website;
  • het systeembeheer van de database van de ledenadministratie;
  • het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (o.a. het Seniorennieuws)

 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn wij dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
De ASVA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens de ASVA van uw gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
  • Onze leden van het bestuur en betrokken vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan hebt u altijd het recht om deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met ons op!

Contactgegevens
ASVA Secretariaat
p/a Koolmeesstraat 221
2406 LX Alphen aan den Rijn
Tel. (0172-475616)
E-mail: secretaris@asv-alphen.nl